Passer par une assistance médicale à distance présente plusieurs avantages aux établissements de santé et aux praticiens. Pour en profiter, il est important de choisir le bon service de télésecrétariat médical et paramédical. Voici nos conseils !
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Comprendre le fonctionnement du télésecrétariat médical
Externaliser le secrétariat est une pratique courante dans plusieurs domaines. En revanche, elle reste peu connue par beaucoup de praticiens et d’établissements de santé. Si cette prestation vous intéresse, la première étape serait de vous familiariser avec. Prenez le temps d’étudier le fonctionnement du télésecrétariat médical et ses avantages. Pourquoi externaliser l’accueil téléphonique dans un hôpital ou une clinique ? Quels sont les autres services que vous pouvez déléguer ? Quels sont les types de prestataires sur le marché ? Vous comprendrez ainsi en quoi consiste le secrétariat médical en ligne et comment il peut vous aider. Vous trouverez de nombreuses ressources en ligne et notamment sur les plateformes spécialisées. Vous pouvez également demander conseil auprès de vos collègues. La téléassistance est de plus en plus adoptée par les médecins généralistes, les chirurgiens, les dentistes et bien d’autres.
Définir ses besoins pour l’assistance médicale à distance
Maintenant que vous connaissez mieux le télésecrétariat médical, il est temps de définir vos besoins. Ceux-ci dépendent de votre spécialité, votre statut et l’évolution de votre activité. Un cabinet géré par un seul médecin n’aura pas les mêmes besoins qu’une clinique qui compte de nombreux praticiens. La charge de travail est évidemment plus importante pour la deuxième. Le secrétariat sur place peut donc ne pas suffire pour garantir un accueil téléphonique de qualité. Les réponses tardives, les longues périodes d’attente et les appels manqués sont autant de problèmes qu’il faudra résoudre. Les laboratoires d’analyses sont particulièrement concernés par ces problèmes, mais aussi les hôpitaux et les services du paramédical. Pour certains établissements de santé, l’enjeu principal est d’assurer une permanence téléphonique aux patients. Ce qui est possible grâce au télésecrétariat. Enfin, vous pouvez déléguer différentes tâches administratives comme la gestion d’agenda, les paiements, les assurances, etc.
Déterminer les charges de travail à déléguer en externe
Comme indiqué précédemment, vous pouvez confier plusieurs missions à votre télésecrétariat médical ou paramédical. Ceci en fonction des besoins que vous avez défini au préalable. Au premier plan, on trouve l’accueil téléphonique qui pose des problèmes à beaucoup d’établissements. C’est en effet le premier contact avec le patient et doit alors donner une bonne impression et être vraiment utile. Différents facteurs déterminent la qualité d’un accueil téléphonique, à commencer par un délai de réponse rapide. Personne n’aime attendre longtemps au téléphone, encore plus un patient qui a besoin d’assistance médicale. Les agents d’accueil doivent être chaleureux et patients, mais également professionnels et fermes quand il le faut. Un service de télésecrétariat médical vraiment spécialisé doit savoir gérer bien d’autres tâches administratives. Il peut s’agir de prise de rendez-vous, de facturation, de transcription médicale, etc. D’où l’importance de trouver un prestataire qualifié.
Trouver un service de télésecrétariat médical spécialisé
Quelques options sont disponibles lorsque vous voulez faire appel à un service d’assistance médicale à distance. Il existe les grands centres d’appel qui peuvent être généralistes ou assez spécialisés. Ils sont énormes et disposent de grandes ressources humaines, logicielles et matérielles. Cela étant, ils travaillent avec un grand nombre de clients et ont donc une charge de travail élevée. Ce qui ne permet pas souvent d’offrir un accueil téléphonique de qualité optimale. La plupart de ces centres ne spécialisent pas dans le télésecrétariat médical et paramédical. Leurs agents ne sont donc pas expérimentés et formés en la matière. En revanche, il y a des centres spécialisés dans l’assistance médicale. Ce sont des prestataires qui disposent d’un matériel adéquat et d’un personnel entraîné pour assister les praticiens de la médecine. C’est vers ces derniers qu’il faut se diriger afin de profiter d’un accompagnement pertinent.
Privilégier la proximité pour une collaboration durable
S’il est possible d’externaliser des services à l’international, trouver des prestataires à proximité est certainement recommandé. Un service de télésecrétariat marseille présente plusieurs avantages pour les praticiens de la ville et de la région. Tout d’abord, la proximité est un critère apprécié dans tous les domaines. Ceci afin de garantir la disponibilité et la réactivité de votre prestataire à tout moment. Vous pouvez le contacter rapidement pour résoudre un problème technique ou organiser un rendez-vous. Il faut par exemple rencontrer les secrétaires au départ pour leur fournir des consignes et directives. Les agents d’accueil peuvent visiter l’établissement de santé pour se former et se familiariser avec son travail. Que vous déléguez seulement l’accueil téléphonique ou d’autres services, il s’agit d’une collaboration de long terme. D’une autre part, un centre de télésecrétariat en France et notamment dans les grandes villes dispose d’une grande expérience dans le domaine.
Vérifier la compétence des secrétaires et les entraîner
Les besoins en assistance médicale peuvent différer significativement d’un praticien à l’autre et d’un établissement à l’autre. Les appels téléphoniques sont-ils fréquents ? Qu’en est-il des appels urgents ? Les consignes du praticien sont-elles complexes ? Faut-il avoir des connaissances juridiques ou financières ? Etc. Tous ces éléments sont à considérer pour choisir des secrétaires aux qualifications adéquates. Un grand avantage de passer par un prestataire spécialisé est notamment la compétence des agents. Ces derniers sont formés dans l’assistance médicale et paramédicale. Ils sont également expérimentés. En plus, il serait facile de les former pour des besoins spécifiques de votre activité. Un chirurgien peut demander à son secrétaire une prise en charge avancée des patients. Ceci afin d’éviter les interruptions autant que possible. Vous pouvez également exiger une petite formation du personnel pour savoir utiliser vos solutions médicales déjà installées.
Considérer la compatibilité avec ses solutions médicales
Un service de télésecrétariat ne gère pas uniquement l’accueil téléphonique. Plusieurs prestations y sont incluses pour faciliter la gestion de votre activité. Il est donc important qu’il soit compatible avec les solutions médicales que vous déployez. Citons les plateformes de prise de rendez-vous et de gestion d’agenda comme Doctolib et Maiia. Celles-ci sont largement utilisées par les établissements de santé pour faciliter la tâche aux patients comme aux employés. Des prestataires de téléassistance comme Vocallz prennent en charge ces solutions et permettent d’en tirer le meilleur. En effet, combiner le télésecrétariat médical et la prise de rendez-vous en ligne peut améliorer votre management de manière significative. Cela vous évite les erreurs fréquentes et libère notamment le personnel qui peut consacrer plus de temps aux patients. Si vous utilisez déjà un logiciel médical, vérifiez sa prise en charge par le service de télésecrétariat ou s’il est possible de former votre assistance.
Assurer la confidentialité et la sécurité des données
Un aspect important de l’externalisation des services est la sécurité des informations. Ceci est particulièrement important pour un praticien de la santé qui doit garantir la confidentialité des données des patients. La loi est bien stricte à ce niveau et il y a des normes à respecter, surtout en France. Prenez donc le temps de vous informer sur les normes et procédures à mettre en place. La base est la loi fondatrice du 6 janvier 1978 qui a été modifiée plusieurs fois au fil des années. Le RGPD (règlement général sur la protection des données) est également à considérer. Les prestataires du télésecrétariat doivent respecter ces réglementations et proposer des mesures adéquates aux clients. Il faut d’ailleurs inclure une clause ou des clauses relatives à ce point dans votre contrat. N’hésitez pas à consulter un expert, par exemple un avocat, pour en savoir plus.
Mettre en place une prestation scalable et modulable
Comme indiqué précédemment, le télésecrétariat doit être inscrit dans une stratégie durable et exhaustive. Il ne suffit donc pas de trouver des solutions immédiates à vos problèmes de management. Vous devez établir un plan de travail qui prend en compte vos besoins à court terme et à long terme. Ceci afin d’accompagner au mieux le développement de votre activité et assurer une excellente gestion à chaque phase. L’offre d’assistance médicale en ligne que vous choisissez doit être modulable et scalable. Modulable afin que vous puissiez l’adapter à vos besoins spécifiques, et scalable pour suivre votre développement. Cela veut dire que vous pouvez ajouter ou réduire des ressources matérielles et humaines quand il le faut. Si vous décidez d’agrandir la taille de votre secrétariat sur place, il est possible de modifier votre offre de manière adéquate. Si au contraire vous comptez élargir votre établissement, vous pouvez embaucher plus d’assistantes virtuelles.
Analyser les coûts pour établir un budget adéquat
Un des plus grands avantages de l’externalisation des services est de mieux maîtriser ses coûts. Il est même possible de faire des économies importantes en passant par un expert tiers. Cela dit, il va falloir analyser les coûts et les comparer avec les dépenses générées si vous procédez en interne. Le prix est donc un critère essentiel dans le choix de votre télésecrétariat médical ou paramédical. Les tarifs varient selon les tâches déléguées, la quantité du trafic téléphonique, la complexité des consignes transmises, etc. Ils varient aussi en fonction de l’emplacement de votre prestataire, son expertise et ses mesures de sécurité et de confidentialité. Là encore, la scalabilité et la modulabilité sont utiles pour configurer une prestation parfaitement adaptée à ses besoins. Vous ne payez alors que pour ce que vous utilisez.
Ce sont les principaux critères de qualité d’un service de télésecrétariat médical et les conseils à suivre pour bien choisir. Il ne vous reste plus qu’à chercher des prestataires convenables et comparer leurs offres pour prendre votre décision.
